Meeting secara virtual menggunakan aplikasi video konferensi sudah menjadi hal yang biasa saat ini. Termasuk ketika menggunakan aplikasi video konferens yang populer seperti Google Meet untuk keperluan meeting bersama teman ataupun rekan kerja kita. Jangankan untuk membuat meeting biasa, kita juga bisa membuat jadwal meeting melalui fitur schedule yang ada di Google Meet sebelum acara meeting kita dilaksanakan.
Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para peserta meeting terkait agenda meeting seperti topik meeting-nya, waktu pelaksanaan, lama durasi meeting, dan keterangan lain-nya. Google sengaja mengkolaborasikan Google Meet dengan aplikasi buatannya yang lain yakni Google Calendar dalam hal melakukan penjadwalan meeting. Agar kita bisa tahu mengenai cara menjadwalkan meeting di Google Meet maka mari kita bahas lebih detail.
Cara Membuat Jadwal Meeting di Google Meet Melalui Google Kalender
Sebagian besar pertemuan dibuat pada waktu sebelumnya untuk memberikan kesempatan setiap orang untuk mempersiapkan rapat. Dengan Google Meet, Anda dengan mudah dapat menjadwalkan rapat melalui Google Kalender.
1. Bukalah situs Google Meet dan login dengan akun Google Anda. Lalu Klik New Meeting dan pilih Schedule in Google Calendar.
2. Google Kalender akan terbuka dengan akun Anda di tab baru. Tambahkan semua informasi rapat di layar. Masukkan judul rapat, pilih tanggal, dan pilih waktu mulai dan berakhir.
3. Tambahkan peserta rapat Anda menggunakan alamat email mereka di bawah Guests di sebelah kanan. Anda dapat mencentang kotak untuk Guest permissions jika Anda ingin mengizinkannya untuk peserta Anda.
4. Secara opsional, Anda dapat menyiapkan pemberitahuan, menyertakan deskripsi, dan memilih warna untuk membuat kode rapat di Google Kalender Anda.
5. Setelah Anda selesai, klik Save di kanan atas.
6. Anda akan ditanya apakah Anda ingin mengirim undangan email ke tamu Anda. Pilih Back to editing untuk membuat perubahan, Don’t send jika Anda berencana berbagi undangan dengan mereka, atau Send untuk mengirim undangan email.
7. Saat peserta menerima undangan, mereka dapat menerima atau menolak seperti acara lain yang Anda undang dengan Google Kalender. Mereka dapat mengklik tombol Join with Google Meet pada acara di Google Kalender mereka atau link ke Google Meet pada email undangan untuk bergabung ke rapat.
Cara Membuat Jadwal Google Meet di Laptop
1. Buka aplikasi Google Meet.
2. Tap menu New meeting, maka akan muncul beberapa pilihan untuk membuat meeting.
3. Pilih Schedule in Google Calendar untuk menjadwalkan meeting dan aplikasi Google Calendar akan otomatis terbuka,
4. Isikan Judul atau topik meeting kita pada kolom Add title.
5. Pilih email yang ingin kita tampilkan acara meeting tersebut pada google kalender kita.
6. Atur tanggal dan waktu pelaksanaanya, beserta zona waktu sesuai dengan wilayah kita.
7. Tambahkan peserta meeting jika ingin mengundang orang yang ada di kontak kita pada kolom Add People.
8. Atur apa yang bisa dilakukan para peserta meeting kita pada kolom Guest can: diantaranya ada pilihan Modify event jika ingin memberikan izin kepada peserta untuk mengedit jadwal meeting, Invite others jika mengizinkan peserta untuk mengundang para peserta lain yang ada di kontaknya, dan See guest list untuk mengizinkan peserta melihat siapa saja yang ikut ke dalam meeting.
9. Tambahkan informasi meeting lainnya yang diperlukan seperti membagikan nama lokasi, mengaktifkan notifikasi reminder, menambahkan deskripsi, dan lain sebagainya.
Tap menu Save yang ada di pojok kanan atas layar jika ingin menyimpan jadwal meeting kita.
10. Tap menu Save yang ada di pojok kanan atas layar jika ingin menyimpan jadwal meeting kita.
11. Tap Don’t send jika muncul notifikasi untuk membagikan undangan meeting kita melalui email dan kita tidak ingin mengirimnya. Setelah itu jadwal meeting kita akan ditampilkan dalam format kalender.
Menjadwalkan meeting dengan melibatkan dua aplikasi google yaitu Google Meet dan Google Calendar membuat kita lebih mudah mengorganisir meeting kita secara virtual. Apalagi semua itu bisa dilakukan dengan menggunakan perangkat baik komputer/laptop maupun di hp. Semoga bermanfaat.
SALAM DUTORMASI!
