Dutormasi.com -Perlu diketahui bahwa dalam setiap proyek pasti ada penutupan proyek yang dilakukan.Apa itu penutupan proyek ? penutupan proyek ini merupakan adalah kegiatan akhir dari sebuah proyek. Pada tahapan ini intinya laporan tentang hasil apa saja yang terjadi pada proyek atau semua aktivitas yang terjadi pada praoyek yang dirangkap dan dirangkum menjadi satu laporan.
Pada tahapan ini kalian harus menyakinkan bahsa semua kegiatan atau rencana proyek pada client sudah terpenuhi semua. Semua pekerjaan yang belum diselesaikan harus segera dicatat dan kemudia harus diselesaikan. Setelah semuanya selesai barulah dibuat laporan dokumen resmi yang mana langkah ini merupakan langkah terakhir untuk pembubaran untuk tim proyek.
Oleh karena itu dalam melakukan penutupan proyek ini , perlulah kemampuan untuk mengelola dalam pengakhiran proyek seperti menginvertasris aset proyek,menyiapkan dan menyelesaikan dokumentasi dan administrasi proyek dengan pihak kerja atau dana , termasuk juga tenaga ahli dan pihak pihak terkait pada proyek ini.
Dalam melakukan penutupan proyek, perlulah secara rinci untuk melakukan penutupan proyek tersebut . Diantaranya adalah :
1.Ketentuan administrasi peraturan terkait pengakhiran proyek yang sesuai dengan isi kontrak.
2.Mengatur tata cara penyusunan surat demobilisasi tenaga ahli ,surat keterangan dari proyek untuk perusahaan.
3.Melakukan tata cara dan mekanisme inventarisir aset proyek dan melakukan administrasi pelaporan proyek.
4.Membuat berita acara penyerahan aset aset dan laporan laporan proyek yang sesuai dengan kontrak.
5.Melakukan dokumentasian dan penyimpanan dokumen dokumen yang penting terkait dengan kesiapan dalam tindak lanjut proyek yang dikerjakan.
Lalu ada juga beberapa aktifitas dalam melakukan proses penutupan proyek , diantaranya sebagai berikut :
1.Mengarsipkan file file proyek yang penting.
2.Melakukan dokumentasian tentang hal hal apa yang menjadi pelajaran lesson learned
3.Menerima persetujuan hasil pekerjaan secara formal.
Selain itu Manajer proyek melakukan serah terima dari hasil pengerjaan proyek berupa :
1.Laporan dari pelaksanaan pekerjaan.
2.Laporan dari penyelesaian pekerjaan.
3.Berita acara penyelesaian pekerjaan.
4.Berita acara serah terima pekerjaan
Oleh karena itu lah dalam penutupan proyek perlulah yang namanya audit. Audit adalah sebuah pemeriksaan atau bisa dibilang evaluasi terhadap sebuah organisasi,sistem,proses atau produk . Audit ini bisa dilakukan di pertengahan proyek ataupun diakhir proyek. Selain itu audit ini harus dilaksanakan oleh pihak yang memang benar benar berkompeten dan tidak memihak siapapun pun atau biasa disebut dengan distributor.
Asal kalian tahu saja audit dan evaluasi itu memang hampir sama tetapi dalam segi pekerjaan dan penjelasan merupakan suatu hal yang berbeda. Untuk audit sendiri ini , ini dilakuakan secara merinci dan proyek dilakukan harus benar benar terdata semua dari segi keuangan , jadwal , pekerjaan dan lain lain. Sehingga auditor bisa melakukan perbaikan dalam kesalahan dari proyek yang dokerjakan.
Berbeda halnya dengan evaluasi , evaluasi sendiri ini dilakukan bisa kapan saja dan hal yang dibahas bisa tentang kesalahan kesalahan dalam pembuatan proyek atau yang pastinya evaluasi ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki yang salah dan melakukan yang benar dengan prinsip proyek akan berjalan lebih baik kedepannya.
Mungkin itu saja pembahasan mengenai penutupan proyek ini , semoga bisa membantu anda dalam membahas tentang penutupan proyek ini .Sekian dan terima kasih.
